Consejos (IT Governance - CRM - ERP)

Bien, después de haber revisado las principales soluciones IT que imperan actualmente, y afirmando que todas ellas tienen grandes ventajas así como muchos inconvenientes, relaciono a continuación algunos consejos muy útiles para los líderes empresariales, de grandes o menos grandes organizaciones, a la hora de decidir implantar una solución de IT Governance o, directamente una solución IT.

CONSEJOS

Contratar los servicios de una consultora especialista en esta materia y que esté acreditada por el PMI (Project Management Institute).

Antes de comenzar los trabajos con los consultores, conviene realizar un estudio integral de la organización y llevar algunos deberes hechos, a saber:

- Tener claros y definidos los objetivos que se quieren conseguir, sin olvidar nunca la orientación al cliente. Muchas empresas se centran en los procesos y en las tareas, en optimizar la productividad de los trabajadores, en conseguir el máximo rendimiento de los recursos, la reducción de costes… y olvidan el fin principal del negocio: la calidad del servicio y del producto y la satisfacción del cliente.

- Si la empresa tiene departamento de soporte IT propio, realizar consultas previas con él para comprobar si sus desarrolladores propios pueden elaborar e implantar la solución informática requerida (ello reducirá los costes). Si no, pedir presupuestos a consultoras, empresas de ingeniería de software y comercializadoras de software para comparar costes del proyecto. Decidir si se elegirá una aplicación externa estandarizada o se invertirá en una aplicación personalizada para la empresa. Si se trata de una solución externa estándar, asegurarse de que admite modificaciones adaptables a su organización.

- Integrar al responsable del departamento de soporte IT de la organización en el Consejo Directivo: El experto en sistemas IT debe aportar su conocimiento y experiencia en las decisiones estratégicas de la empresa, y estar disponible para consultas, sobre todo a la hora de implantar una nueva solución informática.

- Estudiar la posición actual de la organización en el mercado y definir dónde quieren posicionarse. Fijar calendario y plazos definidos para conseguirlo.

- Definir al máximo los procedimientos internos de la empresa, elaborar el manual de las buenas prácticas y definir los contenidos, competencias y tareas de cada puesto de trabajo y de cada departamento. Para ello implicar a todos los miembros de la organización: que todos hagan su aportación. Al implicar a todos los trabajadores, las soluciones y cambios posteriores serán mejor recibidos.

- Hacer un estudio detallado por departamentos de los problemas, carencias, conflictos e incidencias que existen actualmente, tanto en relación con el cliente, como en el ámbito interno. Del mismo modo que en el punto anterior, implicar a todos los miembros de la organización.

- Hacer un estudio de los riesgos que supondrá la implantación de la nueva solución IT.

- Hacer las previsiones de costes oportunas: costes de implantación del proyecto, costes de los posibles retrasos (muy posibles) y los costes de previsión de riesgos.

Si no saben por dónde comenzar, confiar en la empresa consultora que hayan elegido y dejarse dirigir por los expertos, siempre exigiendo el cumplimiento de las condiciones que hayan sido acordadas en el contrato inicial del proyecto. En este sentido, no olvidar incluir claúsulas de penalización económica para la consultora en caso de no cumplir los plazos o los objetivos estipulados.

Je suis toujours prêt à apprendre, bien que je n´aime pas qu´on me donne des leçons. (Winston Churchill).